Відповідно до пункту 70.5 статті 70 ПКУ та пункту 1 розділу VII Положення фізична особа незалежно від віку (як резидент, так і нерезидент), яка не включена до Державного реєстру, зобов’язана особисто або через представника подати до відповідного контролюючого органу облікову картку фізичної особи-платника податків за формою № 1ДР (далі – Облікова картка № 1ДР) (додаток 2), яка є водночас заявою для реєстрації у Державному реєстрі, та пред’явити документ, що посвідчує особу, який містить необхідні для реєстрації реквізити (прізвище, ім’я, по батькові (за наявності), дату народження, місце народження, місце проживання, громадянство).
Іноземці та особи без громадянства для реєстрації додають до Облікової картки документ, що посвідчує особу іноземця чи особу без громадянства, та засвідчений в установленому законодавством порядку його переклад українською мовою (після пред’явлення повертається) і копію такого перекладу (крім осіб, які мають посвідки на постійне проживання або посвідки на тимчасове проживання в Україні).
Реєстрація іноземців та осіб без громадянства та/або видача документа, що засвідчує реєстрацію фізичних осіб у Державному реєстрі, здійснюється відносно осіб, які перебувають на території України на законних підставах, встановлених Законами України “Про правовий статус іноземців та осіб без громадянства”, “Про біженців та осіб, які потребують додаткового або тимчасового захисту”, та з урахуванням вимог Порядку продовження строку перебування та продовження або скорочення строку тимчасового перебування іноземців та осіб без громадянства на території України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 15 лютого 2012 року № 150, та Порядку обчислення строку тимчасового перебування в Україні іноземців, які є громадянами держав з безвізовим порядком в’їзду, затвердженого наказом Міністерства внутрішніх справ України від 20 липня 2015 року № 884, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 05 серпня 2015 року за № 944/27389.
Громадяни України подають документи до контролюючого органу за своєю податковою адресою (місцем проживання), а ті, які тимчасово перебувають за межами населеного пункту проживання або не мають постійного місця проживання в Україні, – до будь-якого контролюючого органу (пункт 6 розділу ІІІ Положення).
Іноземці та особи без громадянства подають документи до територіальних органів ДПС або до ДПС, а іноземці та особи без громадянства, які мають посвідку на постійне проживання або посвідку на тимчасове проживання в Україні, можуть реєструватись як платники податків у державних податкових інспекціях у районах, містах, районах у містах, об’єднаних державних податкових інспекціях, що відповідають місцю проживання в Україні, зазначеному в посвідці (пункт 8 розділу ІІІ Положення).
Облікова картка № 1ДР може бути подана через представника за наявності документа, що посвідчує особу такого представника, та документа, що посвідчує особу довірителя, або його ксерокопії (з чітким зображенням), а також довіреності, засвідченої у нотаріальному порядку, на проведення реєстрації фізичної особи у Державному реєстрі (після пред’явлення повертається) та її копії.
Якщо довірена особа є іноземцем або особою без громадянства, до документа, що посвідчує її особу, вона додатково додає засвідчений в установленому законодавством порядку його переклад українською мовою (після пред’явлення повертається) та копію такого перекладу (крім осіб, які мають посвідки на постійне проживання або посвідки на тимчасове проживання в Україні).
Облікові картки № 1ДР малолітніх осіб (до 14 років) подаються одним із батьків (усиновителем, опікуном, піклувальником) за наявності свідоцтва про народження дитини та документа, що посвідчує особу одного із батьків (усиновителя, опікуна, піклувальника). Якщо свідоцтво про народження дитини видане не українською мовою, необхідно подати засвідчений в установленому законодавством порядку переклад такого свідоцтва українською мовою (після пред’явлення повертається) та його копію.
Облікові картки № 1ДР фізичних осіб, які визнані недієздатними або обмежено дієздатними, подаються особами, які призначені опікунами (піклувальниками), за наявності документа, що посвідчує особу, яка визнана недієздатною, та документа, який посвідчує особу опікуна (піклувальника), та рішення про встановлення опіки (піклування).
Реєстрація фізичної особи у Державному реєстрі здійснюється протягом трьох робочих днів від дня подання до контролюючого органу Облікової картки № 1ДР.
У разі виявлення недостовірних даних або помилок у поданій Обліковій картці щодо внесення прізвища, імені, по батькові, дати чи місця народження, місця проживання тощо фізичній особі може бути відмовлено у реєстрації (у разі неможливості виправлення недостовірних даних або помилок у встановлений строк) або продовжено строк реєстрації до десяти робочих днів.